Tunnista pullonkaulat ja hyödynnä tietoa paremmin

Raportit ovat teknisesti priimaa, mutta raakadata puuttuu. Tietoa kyllä on, mutta sitä ei hyödynnetä arjessa. Työntekijät raportoivat kaikenlaista, ja ähkyhän siitä tulee. Tiedon keruu ja raportointi sujuvat kivasti ja raportteja luetaan, mutta ei niistä päätöksenteolle ole mitään hyötyä. Liian usein johtaja joutuu itse selailemaan sekalaisia näkymiä ja tiedostoja ja arvailemaan, millähän mallilla asiat ovat.

Kuulostaako tutulta?

Tiedon keruun, käsittelyn ja hyödyntämisen prosessin pitää toimia joka vaiheessa. Muuten kaikki on turhaa.

"Elävä elämä"

Tässä prosessissa elävä elämä edustaa keskeytymätöntä arkea ja kaikkea sitä, mitä halutaan tarkastella ja mitata. Raportit, johtajan mielikuvat ja it-datamaailma vain jäljittelevät totuutta.

Elävässä elämässä työntekijä tulkitsee tietojärjestelmää, tieto asiakkaan yrityksestä jää pois lomakkeelta ja johtaja ajattelee, että myyjä laiskottelee, kun raportti ei näytä tapaamisia.

Tieto syntyy elävässä elämässä (jos on syntyäkseen) ja sitä käytetään elävässä elämässä (jos käytetään). Prosessin tehtävänä on tarjoilla syntynyt tieto takaisin elävään elämään tehokkaasti osaksi tietotyötä.

Itsestään tämä ei tapahdu. Asia vaatii suunnittelua ja jatkuvaa johtamista.

Ensimmäinen askel on aina vaikein. Miten eri tapahtumat ja muutokset saadaan tallentumaan raakatiedoksi? Kuka tai mikä raakatiedon tallentaa? Kiinnostavia asioita on ääretön määrä - eikä niitä kaikkia ehditä millään rekisteröidä.

Kaikella tekemisellä on aina kustannuksensa. Manuaalinen tallennus vie työaikaa. Valtavan raakadatamäärän kerääminen tietotyön lomasta voi puurouttaa itse työnteon. Lomakkeiden turha täyttäminen asiakkaalla näkyy asiakastyytyväisyyden laskuna. Koodarit myyvät it-ohjelmistoja, joissa on runsaasti ominaisuuksia, mutta suuri on lisenssimaksukin.

Prosessin tässä vaiheessa on ihannetilanteessa välttämätön raakatieto saatu talteen alhaisin kustannuksin.

Elävän elämän erottamaton piirre on kohina. Vaikka tietojärjestelmän suunnitellut ja tuottanut koodari olisi kuinka välkky ja taitava, hän ei ole kaikkivaltias. Hän ei saa taivutettua elävää elämää sopimaan tietojärjestelmän ympärille.

Asiakaslistalle päätyneeltä yhteyshenkilöltä puuttuu yritys. Varastoon ostetun tuotteen koodi tai tuoteryhmä ei löydy rekisteristä. Myyjältä jää annettu tarjous merkitsemättä. Tietojärjestelmään syntyy tuplatietue. Asiakkaalle lähetetty viesti jää työntekijän tietokoneelle. Kesäapulainen tekee virheen. Sukunimen tilalle kirjoitetaan etunimi. Esimerkkejä on lukemattomia.

Prosessin tässä vaiheessa ihannetilanteessa raakatiedosta siivilöidään poikkeamat ja tieto tallennetaan samanmuotoisena. Tieto harmonisoidaan.

"Internet on maailman suurin kirjasto, jossa kaikkien kirjojen kaikki sivut ovat irrallaan ja sekaisin yhdessä kasassa lattialla"

Tuntematon ajattelija

Yrityksen tietovarastossa voi käydä sama ilmiö kuin internetissä. Tietoa on valtavasti, mutta kenelläkään ei ole kovin tarkkaa kuvaa, mitä kaikkea siellä on, eikä oikea tieto ole heti käytettävissä.

Tietovarasto tarvitsee tarkoitustaan palvelevan tietomallin. Tietomalli yhdistää kaiken datan keskenään. Tietomalli luokittelee tiedon. Tietomallissa tietoon yhdistyy metatieto, joka kertoo, mitä kyseinen tieto on.

Järjestyksessä oleva tietovarasto toimii kuin tehokas fyysinen varasto. Sinne tulee dataa sisään. Se tallentuu oikeille hyllyille. Sieltä haetaan usein ja onnistuneesti paljon tietoa ulos.

Prosessin tässä vaiheessa on ihannetilanteessa puhdistettu data järjestetty tietomallin mukaiseksi ja se on tallennettu jatkokäyttöä varten tehokkaasti.

Elävässä elämässä kukaan ei lue pelkkää datavirtaa. Tietovaraston datapaljoudesta pitää laskea tunnuslukuja, ajaa aikasarjoja ja tulostaa raakaraportteja. Tietovaraston data saattaa alkaa laulaa tietojaan vasta, kun ne yhdistetään ulkoisiin tietolähteisiin. Tietotuotteita varten dataa verrataan tavoitteisiin ja luokitteluihin.

Prosessin tässä vaiheessa on ihannetilanteessa datasta jalostetaan onnistuneesti ulos kaikki se tieto, jota ihmiset elävässä elämässä tarvitsevat.

Useimmissa tiedon käsittelytilanteissa tietokone jalostaa automaattisesti esiin halutun tiedon. Tietokoneen ulos pullauttama lukema ei nopeudestaan ja tarkkuudestaan huolimatta ole vielä sellaisessa muodossa, jossa ihminen saa tietoa parhaiten pureksittua.

Tietotuote, joka toimitetaan elävään elämään, voi olla esimerkiksi

• tiedon visualisoiva viikkoraportti

• it-järjestelmän (CRM, ERP tai muu) käyttöliittymä, joka esittää vakiintuneissa käyttötilanteissa tarvittavat tiedot järkevästi suunnitelluissa ikkunoissa

• asiakkaalle tulostettava kuitti

• asukkaan tilauksen perusteella automaattisesti putkiliikkeelle lähetettävä tilaus

• kuukauden myynti euroina näyttötaululla

Mikä tietotuote onkaan, sen ominaisuuksia eivät ole vain it-järjestelmässä synnytettävät asiat. Hyvälle tietotuotteelle on kolme vaatimusta:

1. Se on sisäisesti hyvä eli se näyttää täsmällisesti ja valoisasti sen sisältämät tiedot.

2. Se on ulkoisesti hyvä eli se on helppokäyttöinen ja hyödyllinen käyttötilanteessaan.

3. Sitä käytetään.

Kaikki punnertaminen raakatiedon keräämisessä, lisensseihin hassatut rahat ja briljeeraus raportoinnin ympärillä on turhaa, jos tietotuotetta ei käytetä. 

Tietotuotteen käytön varmistaminen on tietotyön muotoilua. Yleisin syy tiedon käyttämättä jättämiselle on sen vaikea muoto: tieto ei ole heti esillä ja ymmärrettävässä muodossa.

Tiedon analysoija hyödyntää tietovarastoon järjestettyä tietomassaa. Tietovarastosta kannattaa ajoittain ajaa kokeilun vuoksi lukuisia eri raportteja ja tunnuslukuja sen varmistamiseksi, ettei niissä näy mitään kiinnostavaa. Analyytikon kannattaa selata tietovaraston dataa, jotta selviää, mitä tietoa raportit ovat syöneet.

Analyytikko voi tunnistaa piileviä ilmiöitä ja puuttuvia luokitteluja. Näiden löydösten perusteella tietovaraston voi järjestää paremmin näyttämään löydökset tietotuotteilla. Löydökset analyytikko tarjoilee päätöksentekijöille suoraan.

Päätöksentekijän vastuulla on johtaa ja ohjata toimintaa elävässä elämässä. Parempi tieto tuo valoa bisnespäätöstilanteisiin. Tietotuotteilla ilmenevät puutteet ohjaavat johtajaa ratkaisemaan raakatiedon keruuseen liittyviä tietotyön ongelmia.