Viisi kikkaa tietotyön tuottavuuden parantamiseksi

Vapaa teksti tarjoaa tuottajalleen vapauden tallentaa nyansseja. Kokonaisiin lauseisiin sisältyy hurjan paljon enemmän tietoa kuin yksittäisiin lauseisiin. Aina sitä tietoa ei myöhemmin käytetä mihinkään.

Arvokas tieto on laskettavaa ja yhteismitallista. Sellaisen tiedon voi panna palvelemaan prosessia, joka tuo liiketoimintahyötyjä. Kategorioiden tarjoaminen tiedon syöttäjälle ohjaa ihmisen luokittelemaan tietoa, jolloin hän ymmärtää itsekin paremmin, mitä haluaa sanoa.

Kumpi on parempi?

1. "Asiakas haluaa oven, keltainen lempiväri"
   vai

2. asia: tarjouspyyntö, tuote: ovi, väri: keltainen

2. Hanki lisänäyttöruutu eniten käyttämällesi ohjelmalle

Katso näyttöruutuasi. Katso vasemmalle. Katso oikealle. Työpöytäsi on isompi kuin A3- tai A4-paperin kokoinen tietokoneesi ruutu. Tietotyössä kaikki on ahdettu samalle näytölle eri ikkunoihin. Tarvitset työmuistiasi muistaaksesi, mitä luit juuri äsken piiloon klikkaamastasi ikkunasta.

Jos avaat sivunäytölle pääohjelmasi, voit saumattomasti päätä kääntämällä palata pääohjelmaasi ja työstää kulloinkin käsillä olevaa asiaa toisella näytöllä.

Tiedonhaku ja vertailu sekä tallentaminen pääohjelmaan sujuvoituvat ratkaisevasti ja työmuistiasi säästyy tärkeämpiin asioihin.

3. Tee viittä eniten toistuvaa työvaihetta varten "lentokapteenin tarkistuslista"

Tarkistuslistoja tarvitaan niihin asioihin, joita tehdään harvemmin, jotta niiden vaiheet muistuvat mieleen. Väärin. Tarkistuslista on sitä hyödyllisempi, mitä useammin sitä käyttää. Tietysti. Lentokapteenit eivät käytä tarkistuslistoja ennen kiitoradalle siirtymistä tai ennen moottorin käynnistämistä siksi, että he eivät muistaisi, mitä kaikkea piti tehdä.

He käyttävät tarkistuslistoja vapauttaakseen työmuistinsa rutiinien muistamisesta ja voidakseen keskittyä paremmin muutoksiin ja epävarmuuksiin.

Kukapa meistä ei ennen sähköpostin lähettämistä alkaisi silmäillä tuotostaan miettien: olikohan tässä nyt kaikki? Liitetiedosto check, vastaanottajan sähköpostiosoite oikein check, oma puhelinnumero check, ei väärien asiakkaiden nimiä check... Muistinkohan nyt kaikki kohdat?

Kaikki me osaamme eniten toistuvat työvaiheemme ulkoa - ja silti tarkistuslista voi vähentää virheitä ja nopeuttaa työtä eli lisätä työn tuottavuutta.

4. Kirjoita kokouksen muistio etukäteen

Tehokkaan kokouksen on joku suunnitellut. Paras suunnitelma syntyy loppuasetelmasta käsin. Jos yrität kirjoittaa muistion etukäteen, antaudut kuvittelemaan syvällisesti, mitä kokouksessa saadaan aikaiseksi.

Aloita kirjoittamalla muistion otsikko. Oliko palaveri keskustelua vai päätöksentekoa? Kirjaa sitten muistioon läsnäolleet, käsitellyt asiat ja käsittelyjärjestys. Miksi tuo järjestys? Miksi nuo läsnäolijat?

Muistion kirjoitustyön aikana tulet jäsentäneeksi keskustelua etukäteen. Tunnistat olennaiset asiat ja vähemmän tärkeät asiat. Huomaat keiden läsnäoloa tarvitaan ja keiden ei.

Ne asiat, joita et tiedä etukäteen kirjoittaa muistioon, ovat asioita, jotka sinun tulee kokouksen aikana selvittää. Parhaimmillaan huomaat, että kokous on turha, jos et tarvitse muistioon kokouksesta mitään lisätietoja. Tällöin voit lähettää muistion suoraan osallistujille luettavaksi!

Jos kirjoitat muistion etukäteen, voit olla varma, että olet valmistautunut hyvin ja että kokous kannattaa pitää.

5. Tee muistiinpanosi kalenteriin