CRM:n vuosisiivous

Vaiheet

1. Auditointi

Mitä asiakastietojärjestelmä (CRM, customer relationship management) on syönyt? Mitkä tiedot ovat ajan tasalla? Mitä pitäisi ehkä siivota? Mitä siivous vaihtoehtoja tai tiedon hyödyntämisen vaihtoehtoja CRM:n tietovarasto tarjoaa?

2. 80:20-siivous

Siivotaan helpoin 80 prosenttia alta pois. Tyypillisesti tämä osa sisältää

• tuplatietueiden poiston

• orpojen henkilöiden, yritysten ja tarjouksien linkityksen toisiinsa

• vääriin tietokenttiin tallennettujen tietojen korjaus oikeisiin paikkoihin

• tärkeiden mutta puuttuvien tietojen täydentämisen

• asiakasyritysten konserni- ja toimipaikkarakenteen täydentämisen

3. Luokittelu

Luokitellaan henkilöt ja organisaatiot sopiviin ryhmiin. Tämä helpottaa tiedon hahmottamista, myyntityön kohdentamista ja raportointia.

Järjestetään myyntiprojektit ajan tasaisesti etenemisstatuksen ja sopivan  myyntiputken vaiheiden mukaan.

Lisätään muu johtamista ja käytettävyyttä palveleva luokittelu.

4. Käyttöarvon parannus

Korjataan raporttien virheet tai vanhentuneet asetukset.

Siivotaan piiloon ylimääräiset raportit ja tietolomakkeiden ylimääräiset tietokentät. Päivitetään asetukset ja myyntiprosessin vaiheet.

Lisätään tietueiden tallennukseen ja muokkaamiseen liittyviä automaatioita, jotka auttavat pitämään tietovarastoa jatkossa ajan tasalla.

Toteutetaan CRM:n uutta käyttötapaa palvelevat ja minimivaatimuksiin liittyvät sovitut muutokset.

5. Jatko

Tunnistetaan, mitä siivouksessa jää siivoamatta ja mitä tietoja jää puuttumaan. Tunnistetaan, mitä tietovaraston tiedoilla voi tehdä jatkossa. Sovitaan, mitä CRM-järjestelmällä tehdään jatkossa.

Saavutettavat hyödyt

• Luottamus raportteihin kasvaa.

• Asiakastietoihin avautuu myyjälle selkeämpi näkymä.

• Myyjä saa paremman käyttöliittymän tallentaa tietoja.

• Tietovarasto pysyy jatkossa paremmin ajan tasalla.

• Tietovaraston sisältöön saadaan dokumentoitu näkymä yrityskauppaa tai kehittämistä varten.

• Siivous luo suorituskyvyn

  • kehittää CRM:ää

  • rakentaa CRM:n päälle

  • yhdistää CRM:n tietovaraston tietoja muihin tietoihin

  • tuoda CRM:ään uutta tietoa

Mitä CRM:n siivous vaatii asiakkaalta?

1. Neljä tehokasta projektikokousta: aloituskokous (vaihe 1), siivouskokous (vaihe 2), parannuskokous (vaihe 4) ja loppukokous (vaihe 5)

2. Pääsyn avaaminen järjestelmään siivoajalle sisältäen datan latausoikeuden ja järjestelmämuutosten teko-oikeuden

3. Tahdon ilmaisu myyntityön tavoitteista ja CRM:n käyttötavoitteista

Fosfori hoitaa loput avaimet käteen periaatteella.

Palvelu sopii toteutettavaksi kaikissa yleisimmissä CRM-järjestelmissä. Erityisesti: Hubspot, Pipedrive, Microsoft Dynamics 365, Lime ja Salesforce.